Ak sa vaša spoločnosť chystá na digitálnu transformáciu a hodili by sa vám odborné tipy, ako začať transformáciu onboardingu a čo môžete očakávať po zavedení nového systému, náš článok je určený práve vám. Prostredníctvom praktických príkladov sa s vami teraz niektorí naši partneri podelia o svoje skúsenosti a tipy z prvej ruky: Lídia Blaskovics, špecialistka na komunikáciu zo spoločnosti Güntner-Tata Kft, Andrea Sápi, špecialistka na vzdelávanie a rozvoj zo spoločnosti Trenkwalder Group a Beáta Heiling-Koltai, špecialistka na vzdelávanie a komunikáciu zo spoločnosti RUAG Hungarian Ammotec Inc. Aké boli ich dôvody, prečo začali? Čomu sa oplatí venovať pozornosť? Aký vplyv malo zavedenie digitálneho onboardingu na spoločnosť? A samozrejme: čo si myslia zamestnanci?
1. Urobte si čas a mnohonásobne sa vám to vráti!
Jednou z veľkých výhod digitálneho onboardingu je, že tento proces stačí vytvoriť iba raz v podnikovej aplikácii a potom ho možno automatizovať. Nie je potrebné tráviť čas zdĺhavými školeniami a noví účastníci môžu dostupné materiály spracovať podľa vlastného harmonogramu - spôsobom, ktorý sa dá ľahko vyhodnotiť.
To všetko v praxi
- V spoločnosti Güntner-Tata Ltd. sa nástup do zamestnania uskutočňoval prostredníctvom osobných prezentácií. Regionálne prezentácie viedli zamestnanci týchto regiónov, ktorí si tak každý pondelok brali 30 - 60 minút voľna. S digitálnym onboardingom sa proces onboardingu zmenil z 2 dní na 1 deň. Tým sa uvoľnilo 7 hodín týždenne pre zamestnancov, ktorí predtým osobne poskytovali nováčikom dôležité informácie o svojej oblasti.
- Keďže Trenkwalder Group teraz ponúka videoobsah pre nových zamestnancov, môžu stráviť menej času tým, že im ukazuje, ako používať databázy, a viac času sa sústrediť na odovzdávanie znalostí pre projekty. V dôsledku toho by sa niektoré osobné orientácie mohli skombinovať a prispôsobiť.
Tip: Príprava na digitálny onboarding si vyžaduje veľa práce s prípravou digitálnych materiálov, ale stojí to za to, pretože to spoločnosti ušetrí čas, keď sa to spustí. (Güntner-Tata Kft.)
2. Sústreďte sa na obsah a "zázrak sa stane"!
Okrem svojich pracovných povinností sa nový kolega bude musieť oboznámiť aj s celým radom ďalších vecí. Samotné rozhranie spoločnosti bude nové, bude sa musieť zoznámiť s firmou a kolektívom, absolvovať školenia, ako napríklad školenie o požiarnej ochrane a bezpečnosti atď. Úspešný digitálny onboarding si vyžaduje dobre pripravený obsah a účelne navrhnuté testy.
To všetko v praxi
- Celý proces nástupu do spoločnosti Trenwalder bol inovovaný. Existujúce odborné zdroje boli upravené tak, aby mali nový vzhľad a pôsobili ako nová značka. Nové materiály zlepšili spoluprácu a zdieľanie znalostí v rámci spoločnosti vytvorením jednotného digitálneho učebného plánu onboardingu vo viacerých odborných oblastiach.
- Na zostavovaní obsahu informačného systému sa podieľala celá spoločnosť RUAG Hungarian Ammotec Inc. Všetky prvky, dokonca aj tie, pri ktorých je nevyhnutná osobná prítomnosť (návšteva továrne, návšteva balistickej stanice), boli digitalizované a môžu si ich doma prezerať zamestnanci s bielymi aj modrými goliermi. Všetci nastupujúci tak majú jednotný obraz a úroveň vedomostí, aby len "nestavali múry", ale aby vedeli, že "stavajú kostol".
Tip: Ešte pred implementáciou by sme mali preskúmať, ktoré obsahy, procesy a systémy sa v blízkej budúcnosti pravdepodobne zmenia, a je vhodné začať digitalizáciu v tých oblastiach, kde sa takéto zmeny neočakávajú. Vopred sa oplatí definovať aj celkovú tému, na tento účel sa odporúča vykonať prieskum pracovných miest zo strany ľudských zdrojov ešte pred začatím projektu, aby sme získali ucelený obraz o tom, na ktoré skupiny úloh sa oplatí pri tvorbe osnov zamerať. Najväčšou pomôckou pri navrhovaní takéhoto systému digitálneho kurikula je vypracovanie plánu projektu a časového harmonogramu. Je vhodné definovať formát, v ktorom chcete prezentovať procesy (video, prezentácia...), vopred si premyslieť, aký obsah chcete digitalizovať a kde je dôležité spájať osobné prezentácie s digitálnym obsahom. (Trenkwalder Group)
3. Jedna aplikácia + jeden nástroj + jeden prístup a bum, proces sa začína!
Zapracovanie nových kolegov sa dá automatizovať prostredníctvom digitálneho zapracovania, stačí im smartfón, tablet alebo počítač a materiály si môžu dokončiť a prezrieť vlastným tempom, kedykoľvek chcú. Či už si vaši noví zamestnanci prezerajú materiály z kioskov, notebookov alebo vlastných zariadení v budove závodu alebo kancelárie, nič im neunikne.
To všetko v praxi
- V spoločnosti Güntner-Tata Kft. sa spočiatku obávali, že len málo ľudí bude chcieť robiť lekcie na svojich vlastných zariadeniach, ale ukázalo sa, že sa mýlili. Noví účastníci si ochotne stiahli aplikáciu a začali s procesom zapájania.
- Noví kolegovia v skupine Trenkwalder budú mať v prvých dňoch prístup k digitálnemu e-learningovému systému, kde sa môžu oboznámiť so základmi organizačnej štruktúry. Môžu získať komplexný prehľad o svojich pracovných povinnostiach a o tom, ako používať databázy, pričom boli vytvorené samostatné onboardingové skupiny, aby bolo možné kontrolovať, kto má prístup k aktuálnym školiacim materiálom. Začali tiež využívať funkciu správcu pre e-learningové materiály, aby manažéri mohli sledovať, v akom štádiu procesu sa noví účastníci nachádzajú.
- V spoločnosti RUAG Hungarian Ammotec Inc. sa v deň nástupu po podpísaní potrebných dokumentov uskutoční úplne prvá onboardingová prezentácia o firemnej komunikácii, kde si všetci zamestnanci okamžite nainštalujú aplikáciu do svojich telefónov a začnú používať digitalizované onboardingové rozhranie a funkciu Recognition, ako aj sa dozvedia o najdôležitejších aktuálnych novinkách. Takto sa okamžite stanú aktívnymi používateľmi.
Tip: Ak pri digitálnom onboardingu používate video obsah, možno budete chcieť poskytnúť spoločnosti tablety a slúchadlá na podporu tohto procesu. Tablety umožňujú kolegom prezerať videá a prezentácie vo vyššom rozlíšení. (Güntner-Tata Kft.)
4. Overte si získané vedomosti!
Je dôležité vedieť, kde sa nový účastník nachádza v procese učenia, ale nezabúdajte na hodnotenie získaných vedomostí. Je to užitočná spätná väzba pre novoprijatého zamestnanca, aby sa prostredníctvom testov uistil, že rozumie a pozná všetky potrebné informácie, a, samozrejme, aj spoločnosť môže mať istotu, že školenie bolo efektívne aj bez osobného zaškolenia.
To všetko v praxi
- Na konci nástupného procesu musia noví kolegovia spoločnosti RUAG Hungarian Ammotec Inc., ktorí nastupujú do výroby, absolvovať základnú online skúšku. Tá ukáže, či boli oboznámení s tým, do akej továrne prichádzajú, aký druh práce začnú vykonávať a aké základné pravidlá musia dodržiavať, aby ochránili seba a celú továreň.
- V spoločnosti Trenkwalder Group umožnilo používanie funkcie videa novým kolegom prísť na osobné školenia s predchádzajúcimi vedomosťami a otázkami po spracovaní materiálu. Tým sa výrazne zvýšila efektívnosť vzdelávacieho procesu.
Tipy:
- Vždy merajte vplyv nástupu a ku koncu obdobia školenia je vhodné požiadať o spätnú väzbu, aby ste zistili, ako sa informácie o spoločnosti implementujú do každodenného života v závode. (RUAG Hungarian Ammotec Inc.)
- Aby sa zabezpečila merateľnosť získaných vedomostí, je vhodné vopred definovať testovanú látku a hraničnú úroveň pre úspešné absolvovanie lekcie (Trenkwalder Group).
5. Mysli individuálne, mysli tímovo!
Digitálny onboarding v skutočnosti neznamená úplné upustenie od personalizácie! Je to kanál, ktorý môže nováčikom uľahčiť prácu a poskytnúť im možnosť dôkladnej orientácie, precvičovania, opakovania a spoznávania spoločnosti vlastným tempom.
To všetko v praxi
- Vďaka digitálnemu nástupu v spoločnosti RUAG Ammotec Hungary sa podľa spätnej väzby zamestnancov uľahčilo začlenenie do tímu, zvýšilo sa vzájomné uznanie a znížilo sa napätie medzi jednotlivými oddeleniami. Spätná väzba na konci skúšobnej doby ukázala, že väčšina oddelení mala pocit, že vedomosti získané počas onboardingu boli užitočné.
- Zamestnanci spoločnosti Güntner-Tata Kft. tiež poskytli pozitívnu spätnú väzbu na digitálny onboarding, napr.: je interaktívny, ľahko a jednoducho sa vykonáva na smartfóne, je jednoduchý, prehľadný a moderný.
- Po spracovaní e-learningových materiálov už majú noví kolegovia skupiny Trenkwalder všeobecnú predstavu o systéme, majú k nemu konkrétne otázky a môžu začať osobné vzdelávanie s určitými predbežnými znalosťami. Manažéri sú spokojnejší a čoraz viac manažérov naznačuje potrebu vypracovania digitálnych znalostných materiálov v ich oblastiach.
Tip: Na povzbudenie nových zamestnancov k učeniu možno použiť kvízy a ceny. Vo výrobnom závode je nevyhnutné zapojiť aj fyzických zamestnancov: ak všetci absolvujú rovnaký onboarding, posilní sa tímový duch a vzájomné uznanie. (RUAG Hungarian Ammotec Inc. )
+1. Veľká otázka: prečo vôbec?
Každá spoločnosť je iná, ale určite existuje mnoho podobných výziev. Digitalizácia onboardingových procesov môže v mnohých ohľadoch znížiť záťaž spoločnosti a zároveň otvoriť nové možnosti pre zamestnancov.
Motivácia našich partnerov
- Udržanie zamestnancov : Hlavnou motiváciou spoločnosti RUAG Hungarian Ammotec Inc. bolo udržať si zamestnancov prostredníctvom čo najhladšieho nástupu a integrácie nových kolegov. V ich spoločnosti teraz digitalizácia dopĺňa osobné školenia, takže kolegovia si môžu všetky informácie prezrieť znova. Dôležité bolo aj posilnenie dodržiavania predpisov.
- Súdržná znalostná báza: Skupina Trenkwalder chcela vytvoriť jednotný plán školení pre svojich viac ako 20 pracovísk, aby sa novým kolegom mohol odovzdávať jednotný súbor vedomostí. Chcela tiež zabezpečiť, aby sa noví zamestnanci mohli čo najrýchlejšie zaradiť do výroby.
- Zníženie pracovného zaťaženia: Spoločnosť Güntner-Tata Kft. chcela znížiť pracovné zaťaženie svojich stážistov. Na začiatku koronavírusu chceli tiež znížiť počet kontaktov, čo bol ďalší argument v prospech digitalizácie.
Ak sa chcete dozvedieť viac o digitálnom onboardingu, nájdete veľa ďalšieho obsahu na našej webovej stránke.
