Informovanie kolegov o novinkách vo firme je krokom 0 k zlepšeniu angažovanosti zamestnancov. Dnes je pre spoločnosť nevyhnutné, aby svojich zamestnancov týždenne alebo mesačne informovala o tom, čo sa vo firme a pre nich deje, a to formou informačného bulletinu. Je však dôležité robiť to spôsobom, ktorý zabezpečí, že sa k vašim kolegom skutočne dostane, a nie že skončí v koši ich poštového klienta. V nasledujúcom článku sme pre vás pripravili niekoľko osvedčených postupov, vďaka ktorým sa váš interný firemný newsletter stane skutočne účinným nástrojom.
Úloha internej komunikácie - najmä v spoločnostiach bez špecializovaného odborníka, kde táto zodpovednosť často pripadá na marketing alebo ľudské zdroje - sa často považuje za ďalšiu záťaž, ktorá ponecháva len malý alebo žiadny priestor pre kreativitu.
Aj keď sa všeobecne citovaná štatistika, že priemerný pracovník v kancelárii dostane denne 121 e-mailov, zdá byť v niektorých odvetviach prehnaná, nemožno poprieť, že interné informačné bulletiny čelia tvrdej konkurencii pri snahe o otvorenie. Pravdepodobne ste už niekedy dostali firemné bulletiny, pri ktorých ste prevracali očami nad zívajúcimi nadpismi a prečítali ste zbytočne dlhý text a po treťom otvorení ste sa rozhodli ich automaticky vymazať a viac neotvárať. Nie ste sami: zvyčajne 34 % firemných informačných bulletinov zostáva neprečítaných.
Dobre napísaný interný bulletin je však skvelým spôsobom budovania firemnej kultúry a komunity. Je dobré, aby ste svoj newsletter tvorili podľa vzoru newsletterov používaných v externom marketingu, ktoré sú vypracované odborníkmi po dôkladnom plánovaní a využívajú osvedčené formáty. Nasleduje niekoľko návrhov na zlepšenie obsahu, užitočnosti a účinnosti vášho newslettera.
Výberom správneho názvu ste na polceste k úspechu. Predmet je vašou prvou a v podstate jedinou šancou upútať pozornosť príjemcu, preto je dôležité túto šancu vždy využiť a povzbudiť zamestnancov, aby list otvorili. Najjednoduchšie to urobíte tak, že im zdôrazníte, čo môžu kliknutím získať. Napríklad:
Nezabudnite zdôrazniť potenciálny vplyv zhrnutia na čitateľa. Pre dosiahnutie maximálneho účinku a s ohľadom na obmedzenia, ktoré zavádzajú rôzni e-mailoví klienti, nepresahujte v názve 45-50 znakov.
Pri osobných rozhovoroch zameraných na štúdium angažovanosti zamestnancov analytici pri rozprávaní o podniku hľadajú výroky typu "takto riešime problémy v našej spoločnosti" alebo "takto spoločnosť rieši problémy". Nie je ťažké rozlíšiť, ktorá verzia pochádza od angažovanejšieho zamestnanca a ktorá od zamestnanca, ktorý je do svojho pracoviska investovaný menej.
Je dôležité zapojiť čitateľa do formulácie bulletinu, aby mal pocit, že obsah je skutočne určený pre neho. Vzhľadom na to, že spolupracovníci pri rozhovoroch medzi sebou nehádžu práve literárne frázy, odporúčame zachovať neformálny a priamy tón.
Je tiež dobré formulovať úspechy vašej spoločnosti v zrozumiteľnej forme, aby im každý rozumel, a vyhnúť sa tak prehnanému jazyku, ktorý sa zvyčajne používa vo firemných prezentáciách.
Hoci je dôležité sústrediť sa na výzvy, premeny a strategické ciele spoločnosti, rovnako dôležité je pamätať na to, že naši zamestnanci sú predovšetkým ľudia. Preto stojí za to zdieľať nielen informácie týkajúce sa práce, ale aj obsah, ktorý pomáha ľuďom spoznať sa navzájom, buduje komunitu alebo uľahčuje každodenný život. Môžete napríklad predstaviť spolupracovníkov, ktorí majú významné narodeniny alebo sú vo firme noví, alebo môžete čitateľom navrhnúť nejaké zábavné aktivity na víkend.
"Mám oveľa radšej ten, ktorý som vyrobil ja."
Existuje kognitívny fenomén nazývaný efekt IKEA, ktorý spôsobuje, že ľudia si neúmerne viac cenia napríklad výrobok, na ktorého výrobe sa aktívne podieľali. Požiadajme teda kolegov, aby predložili svoje vlastné nápady pre newsletter, a zapojme ich do tvorby obsahu! Mohlo by to byť vo forme týždenného súhrnu fotografických výziev alebo "mäkkého" obsahu, ktorý zamestnanci poskytnú alebo napíšu, ako napríklad spomínané úvodníky.
Čitatelia menej často čítajú informačný bulletin od prvého do posledného slova; väčšina z nich najprv prelistuje obsah a zastaví sa len pri častiach, ktoré ich najviac zaujímajú. Výber a/alebo úprava správneho obrázka je preto rovnako dôležitá ako dobre napísaný text, pretože je to prvá vec, ktorá čitateľa zaujme a vzbudí jeho záujem o skutočné čítanie obsahu.
Je dôležité, aby ilustrácia odrážala alebo dopĺňala obsah a v niektorých prípadoch sa samotný obrázok môže stať obsahom: napríklad zložitejšie a podrobnejšie informácie je lepšie prezentovať vo forme infografiky. A tí, ktorí sú na čele internej komunikácie, vedia, že videá a animácie v súčasnosti z hľadiska popularity na väčšine komunikačných platforiem ďaleko predbiehajú statický obsah.
💡 Tip: Nechajte generálneho riaditeľa raz mesačne predstaviť najdôležitejšie novinky vo forme krátkeho videa, ktoré je vložené do newslettera! A ak to nie je možné, aj šikovný alebo vtipný GIF môže výrazne vizuálne zapôsobiť.
Vždy sa zaujímajte o pripomienky a návrhy, čo by vaši spolupracovníci chceli vidieť vo vašom obsahu viac alebo menej. Pýtajte sa na spätnú väzbu a nezabudnite na tieto pripomienky a návrhy tiež reagovať a odpovedať! Možnosť vyjadriť sa k veciam a vedomie, že sú vypočuté, je skvelým spôsobom, ako zvýšiť angažovanosť zamestnancov na pracovisku.
Je dôležité posielať newslettre zamestnancom vždy v rovnakom čase a vo vopred stanovených intervaloch, pretože ak budú vedieť, kedy ich majú očakávať, ich čítanie sa pre nich stane rutinou. Na základe spätnej väzby sa oplatí premeniť obľúbené témy na pravidelne sa opakujúce rubriky, aby sa zabezpečilo, že v e-maile bude obsah, na ktorý väčšina ľudí rada klikne - aj keď sa neobjaví v predmete.
Ak sa budete riadiť našimi vyššie uvedenými radami, môžete si byť istí, že miera otvorenia vašich interných informačných bulletinov sa výrazne zlepší. Prajeme vám veľa šťastia, veľa kliknutí a angažovaných zamestnancov!
