Efektívna organizačná komunikácia je jednou z najväčších výziev. Hoci sa vďaka technologickému rozvoju objavujú moderné kanály a metódy, výzvy pretrvávajú - či už ide o nekonečný chaos e-mailových vlákien, nedostatok spätnej väzby alebo efektívne spojenie s kolegami z tímu pracujúcimi v odľahlých kútoch sveta.
V tomto príspevku sme zozbierali 10 najčastejších komunikačných problémov a ukážeme vám, ako vám môže pomôcť prispôsobená aplikácia na internú komunikáciu.
Možno si pamätáme z hodín jazykovedy, že komunikácia je definovaná ako vzájomný, obojstranný rozhovor (s 1-2 významnými výnimkami). Ale tak ako učivo zo základnej školy zostáva v najlepšom prípade zahmlené, rovnako pravdepodobne sme zabudli aj na toto konkrétne učivo. Žiaľ, keď sa vzájomná výmena stáva jednosmernou, kvalita rozhovoru sa výrazne znižuje.
Spätná väzba vo firme má osobitnú úlohu, pretože najmä v takýchto situáciách je potrebná výmena. Spätná väzba nie je len príležitosťou pre manažérov, aby si všimli úspechy zamestnancov, ale aj príležitosťou pre zamestnancov, aby hovorili o tom, ako sa cítia, ako si myslia, že sa vo firme realizuje spoločná práca a podobne. Ak kolegovia v tíme nedostávajú alebo neposkytujú spätnú väzbu, môže sa znížiť ich motivácia, úplne sa zmení ich prístup k práci a ovplyvní sa ich angažovanosť.
Zamestnanci, ktorí majú prospech z pravidelných kontrol a majú možnosť poskytnúť spätnú väzbu, majú oveľa väčšiu pravdepodobnosť, že v spoločnosti zotrvajú, ako tí kolegovia, ktorí sú zanedbávaní. Nehovoríme len o pozitívnej spätnej väzbe, ale aj o negatívnej - ide o to, aby existovala možnosť výmeny.
A mala by byť poskytnutá čo najjednoduchším spôsobom.
Len si uvedomte, aké jednoduché je reagovať na niečo na Facebooku. V priebehu niekoľkých sekúnd môžete lajknúť príspevok, zanechať komentár alebo zdieľať obsah, ktorý sa nám páči. Dáva zmysel, aby komunikačná platforma spoločnosti fungovala rovnako. Ak zavediete internú komunikačnú aplikáciu, v ktorej je poskytovanie spätnej väzby rovnako jednoduché ako v každodenných interakciách na sociálnych sieťach, jej používanie sa stane pre vašich zamestnancov druhou prirodzenosťou.
Okrem telefonátov, textových správ, chatových správ, oznámení zo sociálnych sietí a osobných stretnutí dostane priemerný človek denne až 120 e-mailov. Niet divu, že dôležité informácie sa môžu v oceáne e-mailov ľahko stratiť. Okrem toho môžu mať preťažené e-mailové schránky frustrujúci vplyv na spoluhráčov. prezeranie e-mailov v pondelok by nemalo pripomínať vyčerpávajúcu expedíciu na Mount Everest.
Prezeranie e-mailov v pondelok by nemalo pripomínať vyčerpávajúcu expedíciu na Mount Everest.
Ak si vymeníte množstvo e-mailov pomocou jednoduchých správ v aplikácii na internú komunikáciu, ako je napríklad Blue Colibri, už nikdy sa nestratíte v džungli doručenej pošty a ušetríte si rastúcu zbierku irelevantných e-mailov s označením "cc". Správy, ktoré posielate, môžu byť jednoduché a krátke, zdieľané len s tými, ktorých sa daná téma skutočne týka.
Hlavnou príčinou frustrácie zamestnancov na pracovisku je všeobecný nedostatok informácií. Zvyčajne je tu obetným baránkom manažment. Manažéri, ktorí zatajujú určité podrobnosti a o dôležitých zmenách informujú len minimálne.
Zamestnanci sa tak cítia byť mimo diania a vynechaní z celkového obrazu spoločnosti.
Vytvorenie firemnej kultúry, ktorá podporuje nadväzujúcu, predchádzajúcu a všeobecnú komunikáciu, nemožno dostatočne zdôrazniť.
Informovanie zamestnancov a pocit, že sú vypočutí, zvyšuje ich angažovanosť.
Zamestnanci môžu posielať nápady do "schránky nápadov" v aplikácii Blue Colibri a vyjadrovať svoje názory prostredníctvom kvízov a prieskumov. Pomocou tohto nástroja môžete zapojiť zamestnancov do organizačného rozvoja a dokonca spoločne navrhovať budúci vývoj.
Vo všeobecnosti neradi používame nové komunikačné nástroje, ktoré nepoznáme alebo ktoré majú príliš zložité funkcie. V súčasnosti sú najrozšírenejšími zariadeniami smartfóny. Navyše, už o niekoľko rokov, do roku 2025, bude 75 % pracovnej sily tvoriť generácia YZ a
98 % z nich má smartfón zastrčený vo vrecku aj v práci.
75 % zamestnancov považuje komunikáciu prostredníctvom prispôsobenej aplikácie za oveľa pohodlnejšiu a efektívnejšiu ako iné "zastarané" riešenia, ako je intranet, e-mail alebo tlačené materiály. Ak zapojíte svojich zamestnancov do zariadení, ktoré už používajú, je oveľa väčšia šanca, že ich začnú používať aj na komunikáciu, pretože je tu nižšia vstupná bariéra.
Pre udržanie nových zamestnancov sú mimoriadne dôležité dôkladné procesy pred nástupom a nástupom. Je mrhaním zdrojov na nábor, komunikáciu a budovanie značky zamestnávateľa, ak prestaneme investovať do člena tímu, keď nastúpi. Podľa údajov,
nový zamestnanec by mal byť počas prvých 3-6 mesiacov pod dohľadom s rôznou úrovňou pozornosti.
Na začiatku by sa im mala venovať zvýšená pozornosť, neskôr môžete poľaviť, ale v prvom polroku je nevyhnutné neustále a dôsledné sledovanie, zapájanie a spätná väzba, inak by novoprijatý člen tímu mohol rýchlo odísť.
Aplikácie na internú komunikáciu, ako je napríklad Blue Colibri , zjednodušujú tento proces, pretože na jednom mieste môžete nového člena tímu predstaviť, oboznámiť ho s kultúrnymi piliermi spoločnosti, poslať mu usmernenia a dokonca ho pomocou hier zapojiť do riešenia úloh (napr. nájsť kávovar na prízemí), ako aj požiadať o spätnú väzbu prostredníctvom dotazníkov a povzbudiť ho, aby sa podelil o svoj názor na procesy a na to, kde by mohol potrebovať ďalšiu podporu.
V spoločnostiach, kde ľudia pracujú v medzinárodnom prostredí, môže jazyková rozmanitosť vytvoriť situáciu podobnú Babylonskej veži. Je nemožné predstaviť si, ako vyzerá efektívna práca, ak nehovoríme rovnakým jazykom. Viacjazyčné prostredia spomaľujú a znižujú efektivitu práce v tímoch a na rôznych miestach. Preto sa oplatí oznamovať firemné novinky v každom jazyku, poskytovať ľahko dostupné preklady a investovať do medzikultúrnych školení.
Okrem komunikácie ovplyvňuje používanie rôznych jazykov aj naše myšlienkové procesy. V oblasti psycholingvistiky, vedy o jazyku a psychológii, je známa hypotéza, podľa ktorej náš materinský jazyk nie je len hlavným nástrojom na vyjadrenie našich myšlienok, ale má vplyv aj na naše myšlienkové procesy.
Ľudia, ktorí hovoria rôznymi jazykmi, vnímajú svet rôznymi spôsobmi.
To zásadne sťažuje spoločnú prácu, vo viacjazyčnom prostredí s odlišnými kultúrnymi tradíciami ešte viac.
Ako príklad si predstavte, že si manažéri americkej pobočky sadnú s indickou pobočkou. Pre Američanov je dochvíľnosť prejavom slušnosti, zatiaľ čo pre indických kolegov je čas oveľa flexibilnejším pojmom, ktorý umožňuje 15-30 minútové meškanie. Vedeli ste, že v Číne je zvykom odmietnuť darček aspoň trikrát, než ho prijmete? Alebo že Holanďania blahoželajú každému členovi rodiny k niečím narodeninám? Na druhej strane, Fínom by neprišlo divné usporiadať obchodné stretnutie v prehriatej, parnej zimnej saune.
Aby sa vaši zamestnanci cítili ako
viac ako len koliesko v stroji,
a stotožniť sa s hodnotami spoločnosti a angažovať sa, je nevyhnutné, aby pochopili, kam organizácia smeruje, aké zmeny môžu očakávať a aká je ich úloha v celkovom obraze. Nie je nič nepríjemnejšie, ako keď sa zamestnanci dozvedia o (skutočných alebo vymyslených) zmenách na trhu, ktoré ovplyvňujú spoločnosť, z externých médií...
V mnohých spoločnostiach sú informačné bulletiny hlavným spôsobom informovania zamestnancov o internom a externom vývoji. Tieto bulletiny sú však často neorganizované a chýba v nich veľa dôležitých informácií. Aplikácie na podporu internej komunikácie, ako napríklad Blue Colibri , celý proces výrazne zjednodušujú. Jedným kliknutím môžeme posielať stručné a komplexné informačné správy do smartfónov zamestnancov, pričom je väčšia šanca, že sa dostanú na miesto určenia ako
keby ste ju poslali do preplnenej e-mailovej schránky.
Komunikovať alebo nekomunikovať, to je otázka. Pred zdieľaním čohokoľvek je vždy dôležité zvážiť, či je daná informácia hodná správy alebo nie. Ak je, ďalším krokom je premyslieť si, s akými skupinami je dôležité ju zdieľať a kedy. Je užitočné vytvoriť rôzne skupiny používateľov (noví zamestnanci, obchodné tímy atď.), s ktorými môžeme zdieľať cielenejší obsah. Na stránke Blue Colibri môžete vytvoriť rôzne skupiny , ktoré budú segmentovať príjemcov podľa miesta, projektu alebo tímu, a podľa toho cieliť obsah.
Rôzne tímy majú spoluhráčov s rôznym profesionálnym zázemím a úrovňou skúseností. Ak sa zamestnanci kvôli tejto odlišnosti navzájom nerešpektujú, môže to často viesť k nedorozumeniam, a to aj vtedy, keď by z toho mohli mať skutočný prospech.
"Zdieľanie je starostlivosť,"
známy slogan zo sociálnych médií, ktorý má svoje opodstatnenie aj vo svete podnikania. Ak sú zamestnanci povzbudzovaní k tomu, aby sa navzájom delili o svoje skúsenosti (najjednoduchšie na platforme určenej práve na tento účel), potom je komunikácia a spolupráca oveľa plynulejšia a rozhodne lepšia.
Mnohé oddelenia ľudských zdrojov si myslia, že nemajú dostatok zdrojov na vytvorenie vlastných systémov internej komunikácie, alebo si myslia, že výsledky neprinesú dostatočnú návratnosť investícií. Neustály vývoj technológií a služby ako Blue Colibri, však vytvárajú cenovo dostupné riešenia pre spoločnosti, ktoré sa nemusia obávať ani zavedenia nového systému - keďže im s celým procesom pomáha profesionál.
Ak ste sa stotožnili s niektorým z problémov uvedených v tomto príspevku a hľadáte riešenie na zlepšenie internej komunikácie prispôsobené vašim potrebám, ozvite sa!
