Vyvíjať sa, rozvíjať, digitalizovať, osloviť zamestnancov, vytvoriť skutočnú komunitu - známe ciele a smery v každej spoločnosti. Okrem pandemických obmedzení a ekonomických výziev prišlo do spoločností obdobie koronavírusu ako veľmi náhly motivátor v zmysle naliehavosti rozvoja internej komunikácie. Tú už nemožno ďalej odkladať. V roku 2020 bude jednoducho potrebné prekonať riešenia, ako sú firemné e-maily a zbytočné množstvo stretnutí.
Aj v hotelierstve však platí, že veľké zmeny sa často odkladajú z celkom banálnych dôvodov. Každodenné úlohy nás zahlcujú, obávame sa, že zmena vystraší našich kolegov, akoby sa kvôli takejto transformácii musela na chvíľu zastaviť celá firma. Judit Gálová, riaditeľka marketingu a komunikácie Danubius Hotels, sa podelila o svoje skúsenosti s tým, že to druhé nemusí byť pravda.
Danubius Zrt. V Maďarsku je prítomná so 16 hotelmi - pod záštitou 4 značiek - a centrálnou kancelárskou budovou s celkovým počtom viac ako 1 600 zamestnancov. Väčšina z nich pracuje v hotelových prevádzkach, čo sťažuje ich oslovenie, keďže väčšinou majú zamestnanci v kanceláriách firemné e-mailové adresy, čo je malá časť z celkového počtu zamestnancov. Nie je teda ťažké predstaviť si, aké intenzívne zmeny môže priniesť nová platforma (na to si Danubius Hotels na jeseň 2019 vybral v Maďarsku vyvinutú Blue Colibri ), ku ktorej môžu zamestnanci pomocou aplikácie pristupovať aj z vlastných telefónov. Cieľom bolo nielen umožniť rýchlu a efektívnu informovanosť pracovníkov v prevádzke či zlepšiť tok noviniek a informácií. Judit Gálová uviedla, že ich hlavným cieľom je budovať komunity v rámci spoločnosti. Samostatná komunita bola vytvorená aj pre 150 vedúcich pracovníkov, ktorí sú síce geograficky ďaleko od seba, ale čelia podobným každodenným výzvam. Vďaka digitalizácii sa im podarilo vytvoriť spoločnú platformu pre manažment. Na tejto platforme spustili aj aktivity na lepšie vzájomné spoznávanie sa, ako aj poskytovanie informácií z prvej ruky od manažérov manažérom.
Transformácia internej komunikácie v podnikoch, ktorá bola štandardom dlhé roky, často desaťročia, však nie je každodennou úlohou - prechod nie je magický. Navyše, aj pri dôkladnej príprave a plánovaní môžete byť úspešní len vtedy, ak sa zamestnanci dokážu na novú platformu ľahko naladiť, radi ju používajú a uvedomujú si jej výhody. Tak ako v mnohých iných záležitostiach, aj v tomto prípade spočíva tajomstvo v princípe gradácie.
Judit Gálová uviedla, že spoločnosť Danubius načasovala začiatok prechodu na jednu z veľkých firemných akcií roka, jesenné športové dni. "Aplikácii sme venovali samostatný stánok. Kolegovia sa tu mohli hravou formou zoznámiť s platformou a my sme im pomohli s registráciou. "
Potom navštívili každý z ich hotelov v rámci roadshow, kde pomáhali s registráciou v priestoroch pre komunitu zamestnancov s vysokou návštevnosťou. "Orientáciu podporili aj plagáty, podložky na podnosy, animácie bežiace na televíznej obrazovke a tlačené letáky. Počas 3 mesiacov prechodu boli súčasne prístupné týždenný e-mailový bulletin a aplikácia. V posledných vydaniach bulletinu sme propagovali platformu a poskytovali podrobné informácie o novej aplikácii. " S prípravami veľmi pomohol aj tím vývojárov Blue Colibri .
Vďaka novému systému sa najrýchlejšie pozitívne zmeny zaznamenali v toku informácií. Napríklad počas zatvorenia hotela v dôsledku epidémie koronavírusu bolo jednoduchšie udržiavať kontakt s kolegami a okamžite ich informovať, ale nová platforma vytvorila aj priestor pre komunitný život, keď sa nemohli stretnúť osobne.
"Funkcia Communities v aplikácii nám umožňuje organizovať našich kolegov do veľkej komunity: proces ešte zďaleka nie je ukončený, ale tí, ktorí pracujú v každom hoteli alebo stredisku, sa teraz môžu ľahšie dozvedieť, čo sa deje na iných miestach v spoločnosti. Ako používateľ majú k aplikácii prístup všetci kolegovia a čoraz viac ľudí ju aktívne využíva. Starší ľudia sú rovnako nadšení ako ich mladší spolupracovníci, ktorí sa niekedy zdráhajú používať technické riešenia," povedala Judit Gál. Potom dodala, že okrem toho, že sú informovaní a čítajú novinky, kolegovia používajú rozhranie aj na komunikáciu a sťahovanie mesačných výplatných pások a radi sa zúčastňujú na hrách a kvízoch, ktoré sú v aplikácii inzerované.
Významným prelomom v používaní bola funkcia upozornení, ktorá umožňuje zamestnancom dostávať upozornenia na zmeny, ktoré sa ich týkajú, v reálnom čase. Okrem toho boli v tomto roku v aplikácii sprístupnené aj daňové potvrdenia potrebné pre daňové priznanie k dani z príjmov fyzických osôb.
Keď sa rozprávame o komunitnom živote vo firme, nevyhnutne príde reč na to, že hoci je cieľom trochu rozvíriť stojaté vody, ak kolegovia zostanú pasívni, nič sa nestane. Judit Gálová poukázala na to, že v tomto smere už vidia pozitívne výsledky, pretože ich online komunitu vedúcich pracovníkov možno čoraz ľahšie informovať, zapájať a mobilizovať prostredníctvom digitálneho kanála Danubius (napr. spätná väzba pomocou dotazníka, osobné predstavenie, vianočné správy pre ostatných).
Podľa riaditeľa marketingu a komunikácie spoločnosti Danubius Hotels môže táto nová interná komunikačná platforma podporiť aj rozvoj procesov pred nástupom a nástupom do zamestnania. Dnes sa v rámci nástupných dní všetci noví kolegovia oboznamujú s aplikáciou a podrobne sa im vysvetľuje, ako ju používať. Noví zamestnanci už poskytujú stabilnejšiu používateľskú základňu a ľahko sa dohovárajú so svojimi spolupracovníkmi. Má to mnoho výhod. Vnímanie spoločnosti sa z dlhodobého hľadiska zlepší a zamestnanci sa stanú angažovanejšími. Vnímajú dôležitosť rýchlych a správnych informácií a komunikácie na novom pracovisku, aby sa uľahčila ich integrácia nielen na profesionálnej, ale aj na komunitnej úrovni - osobne aj online. Tým sa skôr vytvorí pocit spolupatričnosti k tímu.
Stále však zostáva veľa plánov, pretože existuje veľa oblastí, v ktorých môžete naplno využiť výhody vlastnej digitálnej platformy. Stačí pomyslieť na využitie predplatného a e-learningu, dodala Judit Gál. "Chceli by sme dať aplikácii väčšiu úlohu v procese onboardingu, ale už teraz cítime, že sme na dobrej ceste."
"Ako pre jednu z najväčších hotelových spoločností v Maďarsku je pre nás dôležité, aby všetci naši zamestnanci pracujúci v našich 16 hoteloch a centrále v celej krajine cítili, že sme jeden veľký tím. Platforma a mobilná aplikácia poskytujú vynikajúcu príležitosť, ako s nimi udržiavať kontakt, informovať ich a inšpirovať. Už 50 rokov sme tam, kde je dianie! - vďaka aplikácii nikomu neunikne množstvo nových funkcií, ktoré chceme ponúknuť našim hosťom, aby boli ich zážitky ešte nezabudnuteľnejšie."
Márk Neuhauser
Manažér internej komunikácie
Danubius Zrt.
