Témer900 zamestnancov, rôzne lokality, neustále sa rozrastajúci tím - takmer všetky vaše interné komunikačné výzvy na jednom mieste. Domáca logistická spoločnosť sa presunula do digitálneho terénu a zažila rozsiahle zmeny. Cesta od bledých výsledkov interných publikácií na papieri k aktivizovanej modernej komunite.
Spoločnosť Trans-Sped, ktorá je vo vlastníctve Maďarska, začala svoju činnosť v roku 1990 ako medzinárodná špedícia. O viac ako 32 rokov neskôr skupina poskytuje komplexné logistické služby s 13 regionálnymi centrami a takmer 900 zamestnancami. Tieto služby siahajú od klasického skladovania a prepravy až po komplexnú skladovú logistiku a kompletný servis internetových obchodov s podporou digitálnych riešení. Zoskupiť organizáciu takejto veľkosti, ktorá je geograficky aj z hľadiska činností veľmi roztrieštená, nie je malá výzva. Špecialistka na komunikáciu spoločnosti Trans-Sped Barbara Balázsi, ktorá zohrala kľúčovú úlohu pri zavádzaní webovej stránky Blue Colibri, hovorí, že podobne ako mnohé iné spoločnosti, aj oni sa stretli s tým, že "je ťažké udržať tok informácií v reálnom čase pre všetkých" a informovať svojich kolegov vodičov na cestách. A keď je tok správ a informácií roztrieštený, môže to ovplyvniť aj život v komunite - ťažšie sa tvorí tím.
V minulosti sa na riešenie týchto problémov používali štvrťročne tlačené interné noviny, ktoré však v mnohých ohľadoch neboli dokonalým riešením. Na jednej strane vznikalo veľa odpadu z papiera a na druhej strane bol obsah obmedzený kvôli rozsahu novín. Barbara Balázsi dodala, že papier mohol obsahovať, samozrejme, len retrospektívne informácie z minulého obdobia.
Vedenie spoločnosti Trans-Sped Kft. sa na podnet komunikačného tímu rozhodlo, že vzhľadom na násilne zrýchlený harmonogram spôsobený spoločnosťou COVID je čas na digitalizáciu internej komunikácie. V tomto momente nadviazali spoluprácu s tímom Blue Colibri . Táto maďarská spoločnosť, založená v roku 2019, vyvinula softvér na riešenie podnikových problémov v oblasti ľudských zdrojov, s ktorými sa, ak nie predtým, tak počas pandémie, žiaľ, stretli takmer všetky spoločnosti.
Ako účinne informovať zamestnancov, ktorí nie sú zamestnancami kancelárie, v reálnom čase? Môžeme zabezpečiť obojsmernú komunikáciu, aby sme zblížili vedenie a tím a zlepšili život v komunite? Ako sa môžeme rozlúčiť s papierovou administratívou? Môžu sa procesy pred nástupom a nástupom zjednodušiť pomocou digitálnych riešení? Môže e-learning zefektívniť školenia?
Blue Colibriv súčasnosti používa viac ako 84 000 zamestnancov v zdravotníctve, obchode, stavebníctve a ďalších oblastiach. Aplikáciu, ktorá je prispôsobená potrebám spoločností, si zamestnanci jednoducho stiahnu do mobilných telefónov - ale môžu k nej pristupovať aj zo stolových počítačov a firemných kioskov - a dostávajú všetky potrebné informácie a dokumenty zo svojho pracoviska v reálnom čase na jednej platforme.
Barbara Balázsi uviedla, že spoločnosť Trans-Sped chcela zaviesť nové digitálne riešenie v niekoľkých etapách, ale keď sa objavil korunový vírus, proces bol ukončený veľmi rýchlo, za 1 až 2 týždne.
"Naši kolegovia pochopili dôležitosť prechodu na euro a začali používať aplikáciu, pretože to bol najrýchlejší spôsob, ako zdieľať naše pravidlá a novinky o koronavírusoch."
Zamestnanci boli povzbudzovaní k používaniu aplikácie prostredníctvom zapojenia manažérov. Noví zamestnanci majú ešte jednoduchšiu pozíciu, pretože sa s firmou začínajú zoznamovať tým, že získajú prístup k aplikácii. Očakáva sa, že zavedenie digitálneho onboardingu ešte viac uľahčí prechod nových kolegov na digitálnu platformu.
Na niektorých špeciálnych miestach spoločnosti Trans-Sped sa stále používajú aj niektoré tradičné formy komunikácie (billboardy, plagáty), ale aplikácia spoločnosti uľahčila a urýchlila internú komunikáciu. Okrem toho sa stala vyhľadávateľnou a podarilo sa im zaviesť ďalšie užitočné funkcie (administrácia, komunitné rozhrania, žrebovanie o ceny), vysvetlila Barbara Balázsi.
Po prechode na vlastnú firemnú aplikáciu sa prvé pozitívne zmeny v spoločnosti Trans-Sped prejavili v oblasti administratívy a toku informácií, pričom sa začalo znižovať množstvo používaného papiera. Barbara Balázsi zdôraznila, že firemná aplikácia tiež uľahčuje oslovenie cieľových skupín a segmentáciu obsahu.
"Bez dodatočnej práce môžete osloviť len jednu firmu alebo jednu stránku, ale môžete ľahko vytvárať obsah aj pre bielych alebo modrých golierov alebo len pre vedúcich pracovníkov."
Okrem toku informácií sa čoraz viac využíva funkcia elektronického vzdelávania, ale bude sa využívať aj na poskytovanie školení pre nových zamestnancov, ako aj na opakované povinné školenia a iné interné školiace materiály.
Zamestnancom sa páči a aplikáciu používa čoraz viac ľudí. Rôzne organizačné jednotky rozpoznali potenciál aplikácie a už požiadali o spustenie špeciálnych modulov. Barbara Balázsi uviedla, že aplikáciu využívajú aj kolegovia na vyžiadanie vizitiek a na predkladanie nápadov a otázok. Najobľúbenejším obsahom sú predstavenia nových zamestnancov, interné odporúčacie inzeráty, rozhovory s kolegami a správy od generálneho riaditeľa.
Vďaka digitalizácii sa výrazne zlepšil aj komunitný život. Zamestnanci spoločnosti Trans-Sped sa stali otvorenejšími zdravému životnému štýlu, požadujú pravidelný obsah týkajúci sa zdravia a zaujímajú sa o možnosť spoločného športovania.
"V rámci programu Trans-Sped Community Giving mohli naši kolegovia nominovať mimovládne organizácie vo svojom okolí, ktoré mohli získať finančnú podporu. Na základe výziev sa zúčastňujú aj na charitatívnych a fundraisingových aktivitách," vysvetlila Barbara Balázsi a dodala: "Ako komunita spolupracujeme na podpore miestnych komunít v našej oblasti."
