Viacero pracovísk, zamestnanci s modrými a bielymi goliermi, skladníci, oftalmológovia a manažéri predajní - skutočne zložitá výzva v oblasti internej komunikácie. Naša prípadová štúdia ukazuje, ako náš partner GrandVision úspešne implementoval nový systém a zapojil do internej komunikácie spoločnosti svojich kolegov z viacerých pracovísk a pozícií.
GrandVision je maďarská dcérska spoločnosť skupiny spoločností EssilorLuxottica, ktorá pôsobí v oblasti testovania zraku a korekcie zraku. Spoločnosť je prítomná aj v Českej republike a na Slovensku, takže celkovo pôsobí v troch krajinách. Väčšinu zamestnancov tvoria ženy s priemerným vekom približne 37 rokov. V ústredí, centrálnom sklade v Budapešti a približne 150 predajniach po celej krajine pracuje celkovo 1150 ľudí. Z toho je približne 90 bielych golierov, 60 modrých golierov a 850 (zmiešaných v závislosti od pozície) kolegov v predajniach.
- Oslovenie kolegov na rôznych miestach, z ktorých mnohí nemajú vlastné počítače ani e-mailové adresy.
- Riešenie potreby rýchleho a efektívneho toku informácií (vzhľadom na obmedzené možnosti a nevýhody intranetu, Facebooku, násteniek a bulletinov).
- Zameranie citlivých informácií (napr. prehľad platov) na jednotlivcov a ostatného obsahu na cieľové skupiny a komunity.
Spoločnosť GrandVision už mala existujúce komunikačné kanály, ale hľadala platformu, ktorej ďalšou výhodou by bola možnosť publikovať formálny obsah. Tiež sa im nepáčilo, ako bol nastavený ich týždenný newsletter, pretože si nemysleli, že by sa mohol dostať ku všetkým ich spolupracovníkom alebo že by k nemu mali všetci prístup. Okrem toho by uvítali, keby sa publikoval cielený obsah pre konkrétne skupiny.
"Kolegovia v predajni majú prístup k zdieľanej elektronickej pošte, ale medzi prevádzkovými úlohami nemajú vždy čas sadnúť si a prechádzať ju. Museli sme sa spoliehať na kolegov manažérov predajní, že na stretnutiach v predajniach odovzdajú informácie všetkým. Závisí to od hĺbky jednotlivca a situácie. Spoliehali sa aj na osobné informácie v sklade," vysvetlila Viktória Rácz, zastupujúca spoločnosť GrandVision.
V roku 2019 bola spustená aplikácia Blue Colibri s testovacím tímom 50 ľudí. Trvalo určitý čas, kým sa členovia testovacieho tímu naučili aplikáciu používať tak, aby ju mohli s istotou spravovať a reprezentovať. Počas ročného testovacieho obdobia poskytoval tím Blue Colibri veľkú podporu a nový systém GrandVision, GrandApp, bol nakoniec spustený do ostrej prevádzky v roku 2020.
Kľúčom k úspechu bola skutočnosť, že vedenie sa plne postavilo za aplikáciu. Pochopiteľne, nie všetci spolupracovníci privítali aplikáciu rovnako. Na to, aby sa všetci zapojili do nového systému a boli presvedčení, že bude fungovať, bolo potrebné presadiť názor, že sa musia posunúť vpred, pokiaľ ide o nástroje a technológie.
"Zlomovým bodom bolo, že mnohí ľudia považovali prihlásenie sa do systému za úplne premyslené, ale keď sme im ukázali, že pozrite, to je ono, nastalo "aha!", a vtedy sa odpor zlomil," - dodala Viktória Rácz.
Jednou z najväčších výhod aplikácie Blue Colibri je, že sa dá prispôsobiť. Nielen farby, farby pozadia alebo znenie, ale aj funkcie (čo má pre spoločnosť väčšiu hodnotu, čo sa nepoužíva atď.). Dôležitá je aj flexibilita a mobilita, t. j. to, čo sa nedá využiť pri prvom spustení, sa dá aktivovať neskôr.
"Bolo vzrušujúce sledovať, koľko noviniek pribudlo do aplikácie v posledných rokoch, a je skvelé vidieť, že to, čo sme v roku 2019 žiadali ako vylepšenie, ako aj veci, ktoré nám chýbali (napr. filtrovanie dokumentov), boli uznané a vyriešené. Prácu s Blue Colibri, samotnou platformou a tímom, ktorý za ňou stojí, môžeme len odporučiť. Počúvajú potreby zákazníkov a reagujú podľa svojich možností a schopností. Podpora sa vám ozve do pol hodiny, čo je naozaj skvelé!" - Viktória Ráczová upresnila: "V súčasnosti je to veľmi dôležité.
- Keď sa po niekoľkých mesiacoch intranet konečne vypol, bol to pre spoločnosť GrandVision dôležitý bod obratu. Všetky dokumenty od kolegov z predajne, ako aj nové dokumenty boli presunuté do aplikácie GrandApp.
- Získať kolegov z maloobchodu znamenalo získať väčšinu svojich zamestnancov. Potom sa nutnosť používať aplikáciu stala nevyhnutnou.
- Zaviedlo sa cielené zdieľanie obsahu, ktorý je prezentovaný v prehľadnej štruktúre.
- Spolu s aplikáciou sa spustili rôzne pútavé aktivity a pohybové výzvy.
- Aplikácia sa stala nevyhnutnou. K dispozícii je aj vzdelávanie formou hry, ktoré je tiež dostupné len z aplikácie a môže osloviť aj cieľové skupiny (napr. oční lekári), ktoré inak platformu využívajú menej.
Dnes má každý účet v GrandVision, takže je na ľuďoch, aby sa rozhodli, či si sadnú pred firemný počítač a budú prechádzať niekoľkotýždňovú korešpondenciu, ktorá nie je ani zďaleka taká prehľadná ako aplikácia, alebo získajú informácie z prvej ruky.
Interná komunikácia sa zlepšila, čo sa odráža v ročných ukazovateľoch angažovanosti spoločnosti GrandVision (nielen vďaka aplikácii GrandApp, ale platforma sa často spomína v spätnej väzbe zamestnancov). Aplikácia ovplyvnila aj komunitu, napríklad vďaka veciam, ako je pohybová výzva, vzdelávanie formou hry atď.
